Başarı da başarısızlık da proje yaşam döngüsü boyunca sorduğumuz sorulara bağlıdır. Konuşmanın yörüngesini değiştiren, yeni fikirlerin önünü açan veya karmaşık bir sorunu sihirli bir biçimde basitleştiren tek bir soru, proje geliştirme sırasında karşılaşılacak bir çok problemin önüne geçebilir güçtedir. Proje süresince sorgulayıcı rolde olan iş analistleri bu High Impact Questions yani yüksek etkili soruları soran kişi olmalıdır.
Her iş analisti sorgulayıcı yönünü yüksek etkili soru sorabilecek düzeyde geliştirmelidir. Soruyu sormanın doğru yolunu ve cevabı doğru bir şekilde toplamayı öğrenmelidir. Ayrıca stratejik davranmalı, soruyu doğru zaman, yer ve kitleyi düşünerek sormalıdır.
Tabiki de her soru yüksek etki yaratabilecek nitelikte değildir. High Impact Questions için şunlar söylenebilir:
- Cevaplaması zordur.
- Sorulduğunda bir sessizlik anı yaratır.
- Cevap verecek kişiyi düşünmeye zorlar. “Hmm… Düşünmeme izin ver.” gibi bir cevap alabilirsiniz.
- Duyguları heyecanlandırır.
- Paydaşları bağlamı (context) sağlamaya, sorunları çözmeye ve iyi kararlar vermeye teşvik eder.
Peki, bu etkideki soruları düşünecek olursak, iş analistleri proje süresince hangi soruları sormalıdır?
Süreç, sistem, ürün ile ilgili en çok zorlandığınız sorunları anlatır mısın?
Sorduğunuz sorulara karşınızdaki kişinin kısa, basit veya bir kaç cümle ile cevap vermesi, sizi geçiştirmesi, sizin doğru kaynağa gitmenize engel olacaktır. Ona yaşadığı zorlukları sormanız, onu önemsediğiniz, sorunu için detay istediğiniz hatta derinlemesine tartışmaya ilginiz olduğunu gösterir. Konuşmaya yaşanılan sorunlardan başlamak, hemen ilgi toplayacaktır ve paydaşların endişelerini, önceliklerini kısa ve kolay yoldan öğrenmenizi sağlayacaktır.
Eğer bu süreç, sistem, ürün olabildiğince iyi çalışmış olsaydı, nasıl olurdu?
Bu soru yaşanılan acı noktalarını ve zorlukları olumlu bir bakış açısından ele alır ve problemi çözmeye teşvik eder. Böylece siz bir öneri yapmadan, ihtiyaç sahipleri kendi menfaatlerini düşünerek çözüm arayacak, kendi önceliklerini ve başarı tanımlarını ortaya koyacaklardır. Bu da doğru kaynağa gitmenin en etkili yoludur. Ayrıca, bu soru, geliştirilecek projenin özelliklerini, ihtiyaçlarını ve önceliklerini belirlemek için bir beyin fırtınası çalışması yapmayı sağlayacaktır.
Değiştirmek istediğiniz ilk 3 şey nedir?
Bu soru, proje yaşam döngüsü boyunca bir çok amaçla kullanılabilir. Projenin ilk aşamalarındaki ürün ve özellikleri ile ilgili tartışmalarda bu soruya yanıt aramak, ihtiyaçların tanımlanmasına yardımcı olacaktır. Ayrıca ekip veya süreçleri iyileştirmek için yapılan retrospektif ve lessons learned çalışmalarında da bu sorunun geri dönüşü yüksek etki yaratacaktır.
Kullanıcılardan istenen değişim listesini 3 madde ile sınırlandırmak, onların önceliklerini belirlemesine, neyin önemli olduğuna odaklanmasını sağlayacaktır. Oluşturulan listedeki ögelerin neden önemli olduğu bilgisinin de kullanıcılardan almak gerekir. Böylece paydaşın değerlerini, önceliklerini ve acı noktalarını anlamaya başlarsınız.
Değişmesini istemediğiniz neler var?
Karşınızdaki kişiyi mutlu eden, ihtiyacını karşılayabilen özellikleri öğrenmek, onu olumlu düşünmeye zorlamak istiyorsanız, bu soruya cevap aramalısınız. Böylece, mevcuttaki süreç, sistem veya ürün hakkında nelerin takdir gördüğünü kolayca belirlemiş olursunuz. Ayrıca iyi çalışan özelliklere dair hikayeler elde etmek, yapılacak olan ek geliştirmelere de referans olacak, fikir üretmenize yardım edecektir.
Proje veya geliştirme gerçekleşmezse, sizin için ne gibi bir etki yaratır?
Bu soru ile kullanıcıların, büyük resme odaklanması ve geliştirilecek olan sistem/süreç/ürünün mevcuttaki boşlukları ne kadar doldurduğunu keşfetmesini sağlarsınız. “Bu geliştirmeyi yapmaya gerçekten gerek var mı?”, “Gerçekleştirilmezse neler kaybedilir?” ya da “Yapılacak olan doğru bir geliştirme mi?” sorularına da yanıt bulmuş olursunuz. Bu soruya yanıt ararken bazıları projeye aktif olarak katılması gerekmediğini veya projenin etkilerini hafife almış olduğunu keşfedebilir. Dolayısı ile projeye daha başlamadan doğru işin yapılıp yapılmadığı bir kez daha gözden geçirilmiş olur.
İlkim Dilara Kadakaloğlu
İlk Yorumu Siz Yapın