Daily Scrum’ın geliştiriciler için var olan 15 dakikalık bir etkinlik olduğunu artık içselleştirdik. Sınırlı süreli olması, bizi hızlı ve verimli geçirmemiz gereken bir etkinlik olduğuna odaklıyor. Verimli bir etkinlik için bu kısa süre içinde katılımcıların nasıl davrandığı, neler söylediği ve/ya söylemediği oldukça önem taşıyor. Çokomelli yani. 🤪
Daily sırasında en çok yaşanan 2 durumu ele alalım. Daily’lerde biri(ler)nin çok konuşması durumunda neler yapılabilir? Hiç konuşmayanlar varsa hangi teknikler uygulanabilir?
Etkili olamayan daily’lerin iyileşmesi sadece Scrum Master’ın sorumluluğunda değildir. Daily, geliştiricilerin plan yaptığı bir yerdir. Sorumluluğu sadece SM’de görmek daily’yi verimli hale getirmeye yetmeyecektir. Tüm takım iş birliği ve iyileşme isteği içinde olmalıdır. Ancak bu sayede SM daily’lerin verimliliğini arttırmaya yardımcı olabilir.
Sevgili Scrum Master’lar,
Ekip içinde size destek olabilecek arkadaşlarınızı keşfedin. Gerektiğinde onlardan yardım isteyin. SM’in tek başına söylemleri bazen direnç ile karşılaşmanıza neden olabilir. (!) Sizinle iş birliği yapabilecek, lider ruhlu ekip üyeleri ile kolkola olduğunuz sürece dönüşümün başladığını farkedeceksiniz. Bu yol dönüşüm için nispeten kolay bir başlangıç olacaktır. Ayrıca ekip içinden liderler çıkarmaya da kapı açmış olacaksınız.
Daily Sırasında Çok Konuşanlar
Kimdir bu Daily’de çok konuşanlar?
Evet, bazı insanlar çok konuşuyor. 🤣 (Bunu yazarken kahkaha attım.) Tamam da neden konuşuyor bu insanlar? “Gerçek Liderler ve Sırları” yazısında psikoloji okumayı, bilişsel eğilimleri öğrenmeyi önermiştim. Öğrendiklerimizi işte buralarda uygulayacağız. Bu davranışın kök nedeninin farkında olursak, çözüm ve iyileştirmeye daha kolay ulaşırız. Kimisi endişelidir, bu endişeden dolayı konuşmaya ihtiyaç duyar. Kimisi çok konuştuğunun farkına varmaz. Kimisi bildiği her şeyi anlatmak ister. Kimisi de herkesin onun her düşüncesini duymak istediğini zanneder. Neden ne olursa olsun, Daily gibi kısa bir süreye sahip bir etkinlikte, bu büyük bir soruna neden olabilir. Peki neler yapabiliriz?
Daily içi time box vermeyi deneyin.
Daily sırasında kişilerin çok uzun konuştuğunu düşünüyorsanız ve bu uzun konuşmaların sıkıcı bir ortam yarattığını, verimsizliğe yol açtığını, amaçtan uzaklaştırdığını görüyorsanız müdahale zamanı gelmiş demektir. Daily timebox’ına ek olarak bi de daily içindeki konuşma sürelerine timebox koymayı deneyebilirsiniz.
Kimi zaman PBI bazlı kimi zaman kişi bazlı daily’ler yapıyoruz. Süre kısıtını yaptığınız daily tarzına göre, kişiye ve/ya PBI’a verebilirsiniz. Yapmanız gereken sadece bir sayaç başlatmak ve bunu görselleştirmek.
Süre bitti diye konuşmayı yarıda kesmeyin. Minik sapmalar her zaman olabilir, çok katı değil hafif esnek olun. Daha fazla zamana ihtiyaç duyuyorsanız ekipçe ikna olup süre o seans için uzayabilir de. Ama bu esnekliği suistimal etmemeye de özen gösterin.
Süre uzadıkça şartları ağırlaştıran bir obje/hareket kullanın. 😎
Fiziksel daily’lerinize hareket ve eğlence katacak bir teknik var. Bu teknikte konuşan kişi, konuştuğu süre boyunca gittikçe ağırlaşan şartlara maruz kalıyor. Başta bir tuhaf geliyor ama korkmayın, eğlenceli.
Konuşma süresini ağırlaşan şartlarla kısıtlamayı hedefleyen, oyunlaştırılmış bir daily tekniği ile verimliliği sağlayabiliriz. Ayrıca bir daily düşünün ki sizin kondisyonunuza dahi kaizen yaptırıyor. 💪
Şartları ağırlaştıran obje/hareketler neler olabilir?
- Elinde ağır bir top tutabilir.
- Dumble ile bisepslerini çalıştırabilir.
- Tek ayak üstünde durabilir.
- Plank pozisyonunda kalabilir (yok artık demeyin, yapanları gördüm)
- Hareketler kura ile çeklilip, her güne farklılık getirilebilir.
- …
Bu tekniği farklı yöntemlerle uygulayabilirsiniz.
- Kişi sadece konuştuğu sürece hareketi yapabilir.
- Tüm takım olarak, tüm daily boyunca hareket yapabilir. (Daha da kısa daily’ler için)
- Kişinin konuştuğu süreler kaydedilip, hareketler daily sonrasında yapılabilir.
Daily sonrası yapmak daha iyi bir pratik bu arada. Çünkü plank pozisyonunda güncellemeleri yapmak çok da mümkün olmayacak, odağı dağıtacaktır. Etkinlik sonrası takımca yapılan bir borç ödeme ritueli, keyifli bir etkinlik haline gelebilir. Gelişimizi takip edip, görselleştirmeyi de unutmayın.
Kibarca araya girin.
Çoğu zaman çok konuşan birinin sözünü kabalık olmasın diye kesmeye çekiniyoruz. Aslında esas kabalığı eline sazı alanın yaptığını kaçırıyoruz. Birinin dur demesi lazım. ⛔️
Araya girmenin kibarca yolu elbette var. Kişinin psikolojisini anlayarak, neye ihtiyaç duyduğunu bilip araya girmek gerekir. “Sanırım bu konu hakkında söyleyecek çok şeyin var. İstersen önce herkese söz verelim, Sonra senin bu konudaki söyleyeceklerini dinleyelim. Ne dersin?” gibi kucaklayıcı bir giriş yapılabilir. Herkes konuştuktan sonra muhtemelen söyleyeceği şeyler diğer kişiler tarafından söylenecek ve ekstra söyleyeceği şeyler azalacak veya hiç olmayacak.
Kibarca araya girdikten sonra uygulamanızı önereceğim bir teknik daha var. 16’ıncı dakika tekniği ile bu durumu destekleyin.
Konuyu 16.Dakikaya bırakmayı önerin.
16’ıncı dakika, daily’den hemen sonra anlamına gelmektedir. Gerçekte illa 16. dakikaya gelmek zorunda değildir. Çok konuşan biri olduğunda, anlatmak istediklerini 16’ıncı dakikada anlatmak üzere uyarılabilir. Hem daily odağını kaybetmemiş olur, hem de gerçekten konuşulması gereken bir konu ise daily sonrasında üzerinden geçilmiş olur.
Daily Scrum Meeting yazısında onaltıncı dakika ve benzeri tekniklere yer vermiştim. Bu yazıyı da okuyabilirsiniz.
Yetiş ELMO!
Bir Susam Sokağı karakteri olan ELMO, çevik dünyada oldukça popüler. Fasilitatörler bilecektir ki bazen konu konuyu açar ve odak kaybolur. Odağı tekrar amaca getirmek için bir işarete ihtiyaç duyulur. ELMO burada bize yardımcı oluyor.
ELMO, “Enough Lets Move On” cümlesindeki kelimelerin baş harflerinden oluşuyor. Yani “Tamam bu kadar yeter, hadi odaklanalım, konumuza devam edelim” anlamındadır. Gereksiz konuşmaları, tartışmaları kesmek için ekibinizle birlikte kullanabileceğiniz bir tekniktir.
Ekip olarak bu durumlarda kullacağınız bir işaret belirleyin. El kaldırmak en çok kullanılan işarettir. Daily sırasında çok konuşan biri olduğunda ve odak kaybolduğunda el kaldırın ve sessizce bekleyin. Sizi görenlere bir farkındalık yaratacaksınız ve sizin gibi düşünenlerin de el kaldırdığını görecekisiniz. Sözünü kesmek istemediğiniz durumlarda ELMO’yu kullanarak çok konuşan kişiye sessiz ama etkili bir uyarı yapmış olacaksınız.
Daily Sırasında Hiç Konuşmayanlar
Kimdir bu Daily’de hiç konuşmayanlar? Gözle görülürler ama neden konuşmadıklarını anlamak için daha derine inmek gerekir.
Daily’de konuşmayanlar kategorisinde sadece sessiz kalanlar yok. Daily’de konuştuğu halde katkı sağlamayanları da bu kategoride değerlendirmeliyiz. “Dün bunları yaptım, bugün şunları yapacağım ve engelleyici bir şey yok.” diyip çekilenleri düşünün. Ne sağladı? Nasıl bir geribildirim verdi? Ne kadar ilerlediğinden, yolundaki planından bahsetti mi? Bu da bir çeşit sessizliktir.
Kişileri “katılımcı” olarak dahil etmek için bir çok fasilitasyon tekniği var tabii ki. Ama bunlar adı üstünde fasilitasyon tekniği. Bir etkinlikte, anlık durumlarda, fasilitatörün çantasından çıkardığı ve o etkinliği verimli kılmak için uygulanan tekniklerdir. Oysaki daily’de verimliliği kalıcı kılmamız lazım. Etkinliklerdeki gibi anı kurtarmak yerine, problemin kök nedenini bulup, onu çözmek lazım. Yoksa her daily’nin bir fasilitatöre ihtiyacı olur. Bu da daily’nin doğasına aykırı kalacaktır. Daily’ler geliştiricilerin ortak yönettiği, planları için birbirlerine geri bildirim verdikleri bir ortamdır. Self Managed bir ortamdır.
Hadi inelim olası kök nedenlere.
Bireyselcilik
İlgisizlik veya motivasyon eksikliği: Kişi, konuyla ilgilenmiyor olabilir veya konuşmaya katkı sağlamak için yeterince motive hissetmeyebilir. Bu durumda, konuya ilgi duymayan veya katılımcı olmayan bir tavır sergileyebilirler.
Bilginin kendisinde kalmasını istiyordur. Güvende hissetmediği bir ortam varsa, kişiler kendilerini garanti altına almanın yollarını arayacaklardır. Bilgiyi saklayınca kendini güvende tuttuğunu düşünüyor olabilir.
Özgüven eksikliği veya çekingenlik: Bazı insanlar toplum içinde konuşmaktan veya fikirlerini ifade etmekten çekinebilirler. Özgüven eksikliği veya çekingenlik, kişiyi aktif bir katılımcı olmaktan alıkoyabilir.
Benana, senana: Ehehe. Yani banane, sanane. 🤪 Genellikle silolaşmış ekiplerde bunu görme olasılığımız artıyor. Takım içinde görev alanlar sadece kendi uzmanlık alanındaki işlere odaklı oldukları için, diğer üyelerin işleri ne ilgisini çekiyor, ne de işine yarayacağını düşünüyor.
En olası karşılaşacağımız senaryolar bunlar ama tabii ki daha bir çoğu ile de karşılaşabiliriz. Neden her ne olursa olsun bu durumlarda iş liderlere düşüyor. Peki ne yapmak gerek? Tataaamm! Kolları sıvayın koçluk kaslarınızı çalıştırmanızın vakti geldi. 💪 Bu durumlarda liderler (SM, takım yöneticileri vb) kişiye özel bir koçluk yapmalıdır. Motivasyon kaynaklarını öğrenip kişiyi kazanmak, hangi motivasyonda takım oyuncusu olabileceğini birlikte keşfetmek en akılcıl yöntem olacaktır.
Daily’nin amacını bilmemek, anlamamak
“Dün ne yaptın, bugün ne yapacaksın, engelin var mı?”
Daily yapmak bu soruları cevaplamak mıdır?
Bu soruları cevaplayınca, takım gününü planlamış olur mu?
Sahi biz daily’i neden yapıyoruz?
Takımdaki herkes daily yapmanın nedeni bilerek mi daily yapıyor?
Sessizliği sadece susmak olarak görmeyin demiştim. Katkı sağlamayan, bir statu güncellemesi olarak yapılan konuşmaları da bir yerde sessizlik gibi yorumlayın. 3 soruluk bu anket sorularını cevaplayarak daily yaptığını sanan kişilere Daily’nin amacını hatırlatmakta fayda var.
Nedir daily’nin amacı?
- Günü birlikte planlayın,
- Gün içindeki yardımlaşma ihtiyacını önden keşfedin ve buluşmaları planlayın,
- İşlerin ilerleme durumu hakkında takımı bilgilendirin,
- İşlerin önemli noktalarını hatırlatın, anlatın, öğrenin,
- Risk ve problemleri dile getirin, çözmek üzere ne zaman buluşacağınızı planlayın,
- Hedefe doğru gidip gitmediğinizi gözetleyin,
- Hedeften uzaklaşılan durumlarda, hizalanmaya odaklanın,
- İşi bitirmeye odaklı aksiyonlar alın,
- “Benim işim / senin işin” ayrımı yapmadan, eksiklikleri kapatmak üzere plan yapın
Daily’nin amacını hatırlatmak, bu amacı karşılayan hareketleri hayata geçirmeye yetmeyebilir, yetmeyecektir de zaten. Beyinlerde yeni düşünce yolları açmak gerekir. (bkz: Nörogenezisi) Kolaylaştırmak için amacı hatırlatan, amaca yönlendiren hazır sorular oluşturup, daily sırasında bu soruları cevaplamalarını isteyebilirsiniz.
- Sprint sonunda taahhüt ettiğimiz hedefi gerçekleştirmemizde bir sapma var mı?
- Hedefe hizalanmamız için ne yapmak lazım?
- Önemli bir hatırlatması olan var mı?
- Kimler X işi/kişisi için destek olur? Ne zaman buluşalım?
- Y kişisi yok, kimler onun kaldığı yerden devam edebilir?
- Desteğe ihtiyacın var mı?
- Bu yönetime bayrak kaldırmamız gereken bir risk mi? Yoksa takım içinde çözebilir miyiz?
- …
Başta yönlendirici sorular cevaplanarak yapılan daily’ler bir süre sonra amaca hizmet eden bir iletişim yolu haline gelmeye başlayacaktır. Bir süre sonra bu soruların içselleştirilmiş olduğunu göreceksiniz.
Direnç
Daily’e direnç gösteren kişiler olabilir. Bu direnç bazen kişilerin fiziki olarak daily’e katılmaması olarak veya fiziki olarak katılsa bile sessiz kalması olarak görülebilir. Peki bu direnç neden olur? Yine kök nedene inmemiz gereken bir konu.
Zaman kaybı: Direnç genellikle, tehdit sayılan durumlara karşı gelişir. Karşılaşılan en büyük tehdit de zamanlarını boşa harcadıkları hissidir. Faydasını görmeyen, inanmayan kişiler bu etkinliği bir zaman kaybı olarak görebilir. Verimli yönetilmezse, örneğin çok uzun sürerse veya belirli bir amaç olmadan yapılırsa, katılım için direnç ortaya çıkabilir.
Zamanım yok: Bu en çok karşıma çıkan durum diyebilirim.
Sürekli Kontrol Hissi: Kişiler daily’i bir kontrol aracı olarak görüyorlarsa, yani sürekli hesap verme baskısı hissediyorlarsa, direnç geliştirebilirler.
Katkı Sağlama Zorluğu: Direnç, tehdit durumlarında ortaya çıkar demiştim. Psikolojik olarak rahat ve güvende hissedilmeyen durumlar da bir tehdittir. Bazı kişiler söz almakta veya katkıda bulunmakta zorlanabilirler. Bu durum, katılımcıların kendilerini değersiz hissetmelerine neden olabilir. Dolayısıyla psikolojik olarak kendilerini kötü hissettikleri bir ortamda olmak istemeyeceklerdir.
Çevikliğe Direnç: Hala mı derseniz, evet hala bu direnç var. 😆 Çevikliğe direnç gösteren kişilerin, çevik prensiplerin getirdiği tüm alışkanlıklara da direnç göstermesi çok olası bir durum.
Hepsinin temelinde Daily’nin faydasına henüz ulaşamamışlık var. Fayda sağlamaya başladığını gördüğünde, hissettiğinde kişiler direnç duvarlarını kendiliğinden yıkacaklardır. Belirsizlikler, psikolojik güvenliğin olmadığı ortamlar, faydanın anlaşılmaması aslında direncin en büyük sebeplerindendir. Bu tehditleri ortadan kaldırdığınızda dirençle baş edebildiğinizi göreceksiniz. (Nasıl yapılacağına dair bir çok alternatif için yazının tamamında yazdıklarıma odaklanınız.)
Önceki alışkanlıklar & kötü deneyimler
Takıma yeni gelen bir kişi, eski takımındaki alışkanlıklarını devam ettirme eğilimde olabilir. Bu alışkanlıklar içinde verimsiz daily alışkanlıkları da olabilir. Don’t Worry! Eğer ki takımın mevcut daily’si verimli geçiyorsa, yeni gelen kişi de gözlem yaparak yavaş yavaş adapte olacaktır. Öğrenmeyi doğal akışına bırakabileceğimiz, en kolay senaryo diyebilirim.
Yeni gelen kişilerin takıma yeni alışkanlıklar kazandırması da söz konusudur. Çeşitlilik ve yenilik güzeldir, gelişimi destekler. Yine de aman dikkat, yenilik katacağız derken, takım dinamiğini bozacak alışkanlıklara yol açmayalım.
Kişiler önceki deneyimlerinden dolayı daily’e karşı ön yargılı da olabilir. Önceki deneyimlerinde kötü hatıraları varsa Daily’e bir direnç geliştirmiş olabilir.
Kişi küsmüş de olabilir. Belki de kişi eskiden daily’de çok konuşuyordu, “Az konuş artık!” diye bir geri bildirim vermişsek, kişiyi küstürmüş de olabiliriz. Geri bildirim verme şeklimize de dikkat!
Uzun daily bıkkınlığı
Daily’nin sürekli uzun sürmesi bir çok problemi içinde barındırır. İhtiyaç halinde uzayan daily’leri kastetmiyorum. Alışkanlık haline gelen uzun daily’ler bir problemdir demek istiyorum. Neden daily uzun sürer?
- Çok konuşanlar vardır.
- Planlama yeterince verimli yapılmamıştır.
- İşlerin detayları daily’lerde konuşuluyordur.
- Katılımcı sayısı çok fazladır.
Bunlar daily’nin uzun sürmesine neden olur diyorum ama gerekli hallerde bunların olmasına da çok okeyim. Scrum Guide kurallarını ihtiyaç halinde esnemesi gerektiğini düşünenlerdenim. Kritik olan, ihtiyaç ve gereklilik durumlarında bu esneme hareketinin yapılmasıdır.
Bu daily’lerde, gereğinden fazla uzun sürdüğünü düşünen kişiler genellikle katkı sağlamayı bırakacak, bir an önce bitsin diye gerekli iletişimi kurmamayı tercih edecektir. “Aslında burada şunu söylemem lazım ama çok uzayacak konu. En iyisi söylemeyim.” demesi çok olasıdır.
Aslında tam burada, kişilerin etkili daily yapma isteği olmasını beklerim. Daha önce de demiştim Daily’nin verimliliğini sadece SM’in sorumluluğunda değildir. Uzun süren daily, sadece SM’i değil tüm takım üyelerini rahatsız etmeli, iyileştirmek için kendilerinin de çözümler üretmesini beklerim. Bir takımda bu olgunluğu yakalayabilmişsek, bir çok konuyu kökten çözmüşüz demektir. Scrum Master’ın olmadığı ortamlarda sağlıklı yaşayabilen takımlar yaratabilmemiz lazım.
Unutmayınız ki “En iyi Scrum Master, görünmeyen Scrum Master’dır.”.
Verimli daily önerilerime göz atmak isterseniz:
İlk Yorumu Siz Yapın