Scrum’da, her bir sprint gününde ekip, “Daily Scrum” adı verilen günlük bir scrum toplantısı düzenler. Toplantılar genellikle her gün aynı yerde ve aynı saatte yapılmalıdır. İdeal olanı sabah yapmaktır. Böylece, o gün içinde çalışılacak konular belirlenmiş olur. Daily Scrum toplantıları sadece yapılacak işlerin kararlaştırılmasına odaklanmak için 15 dakikayı geçmeyecek şekilde yapılmalıdır.

Daily Scrum, kendi kendini organize eden bir ekibin (self organized) sprint sırasındaki iş akışını daha iyi yönetmesine yardımcı olması için önemlidir. Geliştirme ekibinin proje gidişatını birbirleriyle paylaşması, büyük resmi görmelerini sağlayacaktır. Sprint hedefine (Sprint Goal) ulaşmak için, hangi ögelerin üzerinde çalışmaya başlanılacağını, üzerinde ne kadar çalışılacağını ve çalışmanın ekip üyeleri arasında en iyi şekilde nasıl organize edileceğini anlamalarını sağlar.

Daily Scrum Katılımcıları

Tüm Development Team üyeleri Daily Scrum’a katılması gerekir. Ayrıca Scrum Master da ekibe koçluk etmek ve karar almalarını kolaylaştırmak için katılmalıdır. Peki Product Owner katılmalı mı? Ürün sahipleri için bir zorunluluk yok. Yani, Product Owner Daily Scrum’a katılmazsa/katılamazsa, toplantı yine de gerçekleşmeli ve devam etmelidir. Product Owner’ın esas odaklanması gereken konu ürün gereksinimleri, kapsamı ve önceliklendirilmesidir, geliştirme sürecine bu kadar yakın davranması beklenmemelidir.

– Diğer Daily Scrum katılımcıları; yöneticiler, paydaşlar (Stakeholders) ve/veya ekibin sprint hedefine nasıl ilerlediğini daha iyi anlamak isteyen herkese olabilir. Bu kişiler, aktif olarak değil ancak dinleyici olarak katılabileceklerini bilmelidir. –

Product Owner ve Scrum Master, günlük scrum toplantılarında asla aktif olamazlar diye kesin bir kural yok. Ancak aktif olarak katılma sağlayabilmek için  bir güncelleme sunmaları gerekir. Ama bu sonsuz bir konuşmaya dönüşmemelidir.

Örneğin Scrum Master;

• Kaldırılan bir engel için takımdan geri bildirim isteyebilir,
• Yaklaşan önemli bir toplantının hatırlatmasını yapabilir,
• Müşterilere yapılacak olan demo için Product Owner ile görüşülmesini hatırlatabilir.

Product Owner da bunlara benzer özellikle de Product Backlog listesi, müşteri  ve kullanıcılar ile ilgili konulardaki hatırlatmaları bu toplantılarda yapabilir.

Neler Konuşulur?

Daily Scrum toplantısı, durum raporu verme toplantısı değildir. Development Team üyeleri, Scrum Master veya Product Owner’a projenin durumu ile ilgili bilgilendirme ihtiyacı duymamalıdır. Sadece kendi aralarında bilgi paylaşımı yapmalıdır. Ayrıca Daily Scrum sorun çözme toplantısı da değildir. Birikmiş sorunlar olabilir ama bunlar bu toplantı dışında yapılmak üzere ele alınmalıdır.

Toplantı sırasında, her takım üyesi şu üç soruyu yanıtlamalı:

1. Dün ne yaptın? – What did you do yesterday?
2. Bugün ne yapacaksın? – What will you do today?
3. Önünde bir engel var mı? – Are there any impediments in your way?

Bu soruların cevaplarına odaklanmak, develeopment team üyelerinin hangi işlerin yapıldığını ve yapılacağını net bir şekilde kavramasını sağlayacaktır.

Güncellemeler Nasıl Yapılır?

Daily Scrum’da 2 farklı yöntem ile güncellemeler yapılabilir. Bunlar;

• Kişi bazlı (Person by Person)
• Hikaye bazlı (Story by Story)

Bazı Scrum uzmanları kişi bazlı güncellemelerin daha iyi bir yöntem olduğunu savunur. Çoğu ekip de bu yöntem ile günlük scrum toplantılarını gerçekleştirir. Ama bu yöntem her zaman en iyi yol olduğu anlamına gelmez.

Güncellemeler kişi bazlı yapıldığında, konu her kişide değişecektir. Bu da tartışılan konuya odaklanmayı zorlaştıran bir durumdur. Bu yüzden de güncellemeleri, seçilen Product Backlog ögesi için yazılan kullanıcı hikayesine göre yapmak daha mantıklı olabilir.

Genellikle Scrum Master’ın da yönlendirmesiyle, üzerinde çalışılan user story’ler sıralanır ve her story için şu sorular cevaplanır:

• Dün bu hikaye üzerinde kimler çalıştı?
• Bugün bu hikaye üzerinde kimler çalışacak?
• Bu hikaye üzerinde herhangi bir engel (impediment) var mıdır?

Story bazında güncelleme yapıldığında kaçırılan veya yüzeysel kalabilecek konular böylece minimize edilmiş olunur.

Peki her Scrum ekibi günlük toplantılarında bu yöntemi mi kullanmalı?

Tabiki Hayır. Her ekip kendi içindeki en iyi çalışma şeklini belirleyebilmeli. Eğer kişi bazlı yapılan Daily Scrum toplantısının daha etkili olduğu düşünülüyorsa, ekip o yöntemi uygulamalı.

Kişi bazlı Daily Scrum toplantısı yerine Hikaye bazlı olanı tercih etmek için gereken durumları söyle sıralayabiliriz;

• Kişi bazlı çalışma yöntemi işe yaramıyorsa – Yapılan çalışma ile istenilen sonuca ulaşılamıyor veya zorlanılıyorsa, yöntemi değiştirmek faydalı olacaktır.
• Ekip çok büyükse – Genellikle Scrum ekibini 3-9 kişi olarak oluşturmak daha efektif bir çalışma sağlayacaktır. Fakat ekip bu sınıra dayanmış veya aşmışsa, hikaye bazlı çalışmak verimli olacaktır.
• Ekip uzun zamandır kişi bazlı çalışıyorsa – Uzun süre boyunca aynı tarzda iş yapmak sıkıcı olabilir. Ekip için kişi bazlı çalışmak en doğru yol olsa bile 1 sprint için hikaye bazlı çalışmak sıkıcı çalışma ortamını biraz da olsa değiştirecektir. 🙂

Sorunlar Ne Zaman Çözülmeli?

Daily Scrum’ın sorunların çözüldüğü yer olmadığından bahsetmiştik. Fakat Scrum’ı gerçek hayata uyarlarken, Daily Scrum toplantılarında birden bire kendimizi sorunları çözmeye çalışırken bulabiliyoruz. Bu sıklıkla karşılaşılan bir durum. O yüzden hem alışkanlıklardan keskin bir şekilde vaz geçmeden hem de Scrum’ın belirlediği çizgileri aşmadan orta noktada buluşabilmek gerekiyor. Burada da Scrum Master’a biraz görev düşüyor.

Odak noktanın dağılmaması için uygulanan birkaç uyarlamadan bahsetmek istiyorum:

Onaltıncı Dakika – 16th Minute

Örneğin, günlük scrum toplantısında gelenekel kapsamın ötesine geçecek bir konu açıldı. Scrum Master burada devreye girmelidir ve şunu söyleyebilir:

“Bu konuşulması gereken önemli bir konu. Bunu Onaltıncı Dakika‘da konuşalım.”

Scrum Master bu cümle ile toplantı sırasındaki odak noktayı dağıtmayı engellemiş, ayrıca ek bilgilerin paylaşılması için ekip üyelerine ekstra zaman vermiş olup toplantının devam etmesini sağlar.

Peki “Onaltıncı Dakika” nedir? Daily Scrum toplantısı 15 dakika ile sınırlandırılmamış mıydı? gibi sorular geliyor tabi hemen 🙂

Onaltıncı Dakika, günlük scrum toplantısından hemen sonra anlamına gelmektedir. Gerçekte illa 16. dakikaya gelmek zorunda değildir.

Ekstra 15 Dakika

Bir diğer yöntem ise günlük scrum toplatılarını 30dk olarak yapmaktır. Bunun ilk 15 dakikasını güncellemelerin konuşulduğu Daily Scrum için, son 15 dakikasını da ortaya çıkan sorunları çözmek için değerlendirilebilir. Bu günlük toplantının blok 30 dakika şeklinde yapılması, tüm ekibin 15dk’lık Daily Scrum sonunda dağılmasını önleyecektir. Böylece tüm ekip ile birlikte sorunların çözümleri konuşulacaktır.

Parking Lot / After Party

Daha fazla tartışmaya gerek duyan konular Daily Scrum sırasında herkesin görebileceği bir tahtaya yazılmalıdır. Daily Scrum sonrası, bu tartışmalara katılmak isteyen herkes kalabilir ve ilgili olmayan kişiler toplatıdan ayrılabilir. Bu ek toplantılar “Parking Lot” veya “After Party” olarak adlandırılır.

Bitişi Süre ile Anons Etmek

Her Daily Scrum’ı, toplantının ne kadar sürdüğünü ilan ederek sonlandırmak, sorun çözme toplantısı ile arasında bir ayraç görevi görecektir. Herkes 3 soruyu yanıtladıktan hemen sonra, Scrum Master süreyi ilan edip daily scrum’ı bitirip, soru çözme moduna geçişi sağlamış olacaktır.

“Herkese teşekkürler. Bugünkü Daily Scrum toplantımız on iki dakika sürdü.”

Sorun çözme moduna geçince, Scrum Master gündeme getirilen sorunları hatırlatmalı ve sorunu çözmede ihtiyaç olan kişilerin konuyu tartışması ve çözmesi için ısrarlı olmalıdır.

Bu tarz bir uyarlamanın sağladığı 2 yarar vardır:

• Ekip üyeleri günlük scrumların uzun sürdüğü düşüncesine kapılabilir. Onlara aslında ne kadar kısa sürdüğü belirtilmiş olur.
• Daily Scrum ve sorun çözme toplantıları ayrıştığında katılımcılar hangi toplantıda olduğunu net bir şekilde kavrar. Dolayısı ile sorun çözme toplantılarında, tartışılan sorun ile ilgilsiz kişilerin katılması engellenmiş olur.

İlkim Dilara KADAKALOĞLU

Diğer Scrum Meetings Başlıklıları:

• Daily Scrum Meeting
• Sprint Planning Meeting
• Sprint Retrospective
• Sprint Review Meeting